معرفی سیستم‌های اطلاعاتی (IS) که باید آن‌ها را بشناسید

یکی از واژه‌های مهمی که امروزه با آن روبه‌رو هستیم، سیستم‌ اطلاعاتی یا Information System است که اختصارا آن را IS نیز می‌نامیم، سیستم‌های اطلاعاتی در عصر اطلاعات و فرا اطلاعات به یکی از مهم‌ترین مزیت‌های رقابتی برای سازمان‌ها تبدیل شده‌اند.

شاید در گذشته، کیفیت یا قیمت محصول یا خدمات ارائه شده به نوعی یک مزیت رقابتی برای سازمان محسوب میشد، اما امروزه تنها عاملی که می‌تواند ارزش افزوده به یک کسب‌و‌کار اضافه کند، داشتن اطلاعات کافی است، این اطلاعات می‌تواند در تصمیم‌گیری‌ها، ارتباط با مشتریان و یا شناخت رقبا به کمک سازمان‌ها بیاید.

همواره در ساده‌ترین تصمیم‌گیری‌ها تا پیچیده‌ترین آن‌ها به اطلاعات احتیاج داریم، با وجود داشتن اطلاعات صحیح و کافی، ریسک تصمیم‌گیری به کمترین میزان خود میرسد، به همین دلیل اطلاعات یکی از مهم‌ترین ابزارهایی است که یک مدیر کسب‌و‌کار به آن احتیاج دارد، تفاوتی نمی‌کند یک شرکت کوچک هستید یا یک سازمان بزرگ، در هر صورت داشتن اطلاعات و استفاده از یک سیستم اطلاعاتی مناسب به شما کمک می‌کند در برابر سایر رقبا حرفی برای گفتن داشته باشید، این سیستم‌ها عبارتند از:

• تبادل الکترونیکی داده (EDI)
• سیستم پردازش تراکنش (TPS)
• سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)
• برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)
• مدیریت زنجیره تامین (SCM)
• سیستم پشتیبانی از تصمیم‌گیری (DSS)
• سیستم اطلاعات اجرایی (EIS)
• سیستم مدیریت دانش (KMS)
• مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)
• سیستم اطلاعات استراتژیک (SIS)
• سیستم‌های خبره (ES)
• هوش تجاری (BI)

به این دلیل سیستم‌های اطلاعاتی نه تنها به عنوان یک پایگاه داده، نرم‌افزار و سخت‌افزار بلکه به عنوان یک سیستم بزرگتر که به کمک و بهره‌گیری از آن می‌توان مدیریت تمام امور دستی و دستگاهی و تفسیر سیستم‌های ارتباطی را به راحتی انجام داد، مطرح می‌شوند.

تبادل الکترونیکی داده (EDI)

شاید بتوان تبادل الکترونیکی داده (Electronic Data Interchange) را جزو اجداد سیستم‌های اطلاعاتی امروزی به‌حساب آورد، هنگامی که اطلاعات خود را از طریق رایانه‌ها منتقل می‌کنیم، در حقیقت در حال استفاده از یک سیستم EDI هستیم، استفاده از بستر فضای دیجیتال در دنیای تجارت الکترونیک برای انتقال اطلاعات نه‌تنها سرعت و دقت این فرایند را افزایش می‌دهد، بلکه با حذف محدودیت‌های مکانی و زمانی و کاهش نیاز به نیروی انسانی، به شدت در کاهش هزینه‌ها موثر است.

سیستم پردازش تراکنش (TPS)

سیستم پردازش تراکنش (Transaction Processing System) یکی از ابتدایی‌ترین سیستم‌های اطلاعاتی بود که سازمان‌ها از آن استفاده می‌کردند، این سیستم‌ها از همان ابتدای ورود کامپیوتر به سازمان‌ها به وجود آمدند و وظیفه‌ی جمع‌آوری رخدادها و فرایندهای روزانه‌ی شرکت را به صورت الکترونیک برعهده داشتند و به نوعی جایگزین روش‌های دستی جمع‌آوری اطلاعات شدند.

همانطوری که اشاره کردیم یک سیستم پردازش تراکنش، امور ساخت‌یافته و تکراری روزانه را برعهده دارد، اموری مانند ثبت سوابق و گزارشات، محاسبه‌ی حقوق و دستمزد، حضور و غیاب کارکنان و… بنابراین با به‌کارگیری یک TPS در سازمان، علاوه‌بر اینکه امکان پردازش حجم زیادی از اطلاعات برای ما فراهم می‌شود، به دلیل مکانیزه شدن سیستم و کاهش نیاز به منابع انسانی در این زمینه، در مخارج و هزینه‌ها نیز صرفه‌جویی قابل توجهی صورت می‌پذیرد.

سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)

سیستم اطلاعات مدیریت (Management Information System) نوعی از سیستم‌های اطلاعاتی است که وظیفه‌ی تهیه‌ی گزارش‌های مختلف را برای مدیران سازمان برعهده دارد، می‌دانیم که یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران، اتخاذ تصمیمات مهم برای یک کسب‌و‌کار است و یک مدیر برای تصمیم‌گیری احتیاج به اطلاعات دارد. سیستم‌های اطلاعات مدیریت وظیفه‌‌ی فراهم کردن اطلاعات مورد نیاز مدیران را برعهده داشته و می‌تواند در اتخاذ تصمیم‌های راهبردی به کمک مدیران سازمان بیاید، این سیستم، داده‌های مورد نیاز خود را از طریق TPS به دست آورده و در حقیقت در لایه‌ی بالای TPS قرار می‌گیرد.

برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) 

راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی که به آن ERP می گویند طیف وسیعی از فعالیت‌ها است که  با ایجاد بانک اطلاعاتی منظم  و دقیق به بهبود عملکرد سازمان منجر می شود. سیستم ERP به تمامی افراد یک مجموعه اجازه می‌دهد که با وجود پراکندگی جغرافیایی در هماهنگی کامل با هم کار کنند. راهکاری جامع برنامه ریزی منابع سازمان به شرکت ها و سازمانها این اجازه را می دهد تا مدیریت منابع خود‌  از قبیل مواد، منابع انسانی، منابع مالی و غیره را به شکلی بهینه انجام دهند.

برای ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی تعاریف مختلفی ارائه شده است که تمامی آن ها دارای یک مفهوم خاص هستند که در ادامه به چند نمونه از این تعاریف اشاره می کنیم:

– ERP نوعی فناوری برای مدیریت منابع است.

– نرم افزاری که کلیه کارکردهای بخش های مختلف سازمان را به صورت سیستماتیک در قالب یک سیستم نظام مند تعریف و ایجاد می کند.

– مجموعه نرم افزار تجاری که نتیجه آن نظام مند سازی اطلاعات و اسال اطلاعات به صورت یکپارچه به تمامی واحدهای سازمان از جمله حسابداری- منابع انسانی- زنجیره و مدیریت مشتریان است.

مدیریت زنجیره تأمین (SCM)

مدیریت زنجیره تأمین (SCM) فرآیند و فعالیت تأمین مواد اولیه یا اجزای سازمانی است که شرکت برای ایجاد یک محصول یا خدمات و ارائه آن به مشتریان نیاز دارد. هدف مدیریت زنجیره تأمین، بهبود عملکرد زنجیره تأمین است. به بیان دیگر اطلاعات به موقع و دقیق زنجیره تأمین به تولیدکنندگان این امکان را می­‌دهد تا فقط محصول قابل فروش را تولید و ارسال کنند. سیستم­‌های زنجیره تأمین موثر به تولیدکنندگان و خرده‌فروشان کمک می‌­کنند تا فعالیت اضافی را کاهش دهند. این امر هزینه تولید، حمل و نقل، بیمه و ذخیره سازی کالاهایی را که قابل فروش نیستند، کاهش می­‌دهد. ۶ جزء اصلی این فرایند عبارتند از:

• برنامه‌ریزی
• یافتن منابع مناسب
• تولید
• توزیع کالا
• پشتیبانی
• ارزیابی نهائی

سیستم پشتیبانی از تصمیم (DSS) 

سیستم‌های پشتیبانی از تصمیم (Decision Support System) وظیفه‌‌ی تحلیل اطلاعات در راستای گرفتن یک تصمیم را برعهده دارند، این سیستم اطلاعات خود را از TPS و MIS دریافت کرده و با تحلیل اطلاعات و مدل‌سازی داده‌ها قادر به ارائه‌ی اطلاعاتی در قالب گزارش و نمودارهای گرافیکی است که فرایند تصمیم‌گیری را برای مدیران یک سازمان ساده‌تر و دقیق‌تر می‌کند.

سیستم اطلاعات اجرایی (EIS)

سیستم اطلاعات اجرایی (Executive Information System) که عده‌ای آن را سیستم پشتیبانی اجرایی (Executive Support System) یا ESS نیز می‌نامند، نوعی سیستم اطلاعاتی است که مورد استفاده‌ی مدیران ارشد سازمان بوده و در تصمیم‌گیری‌ها به آن‌ها کمک می‌کند.

این سیستم اطلاعات مورد نیاز خود را از منابعی مانند، یاداشت‌ها، گزارش و نشریات، مکالمات تلفنی و… تامین می‌کند، هدف این سیستم‌ها دسترسی ساده و آسان مدیران ارشد به اطلاعات مهم و کلیدی مورد نیازشان بوده و این اطلاعات را در قالب تصاویر و نمودارهای گرافیکی ارائه می‌کنند.

سیستم مدیریت دانش (KMS)

سیستم مدیریت دانش (Knowledge Management System) یکی از سیستم‌های اطلاعاتی است که وظیفه‌ی شناسایی، استخراج و پخش دانش را در یک سازمان برعهده دارد، این سیستم تلاش می‌کند تا دانش افراد متخصص را در اختیار سایر کارکنان در یک شرکت قرار دهد.

یک کارخانه‌ی تولید نان‌های فانتزی را در نظر بگیرید که در آن فردی مسئول پخت و فرمولاسیون نان‌های مختلف است و تجربه‌ی خوبی در این زمینه دارد، تنها کسی که دانش تهیه‌ی این نان‌ها را دارد همین فرد بوده و بدون وجود او، کارخانه با مشکلات جدی مواجه خواهد شد.

به بهانه‌ی افزایش حقوق و مزایا، این فرد تصمیم می‌گیرد کار فعلی خود را ترک کرده و دیگر در این سازمان حضور نداشته باشد، همانطور که گفتیم او تنها شخصی بود که دانش پخت نان‌ها را در اختیار داشت و هیچکس دیگری نمی‌تواند در سازمان جایگزین او شود، بنابراین در صورتی که سازمان نتواند به خواسته‌های این فرد تن دهد، به مشکل خورده و حتی تا مرز ورشکستگی پیش میرود.

یکی از راه‌هایی که می‌تواند جلوی چنین مشکلاتی را در سطوح سازمانی بگیرد، به‌کارگیری سیستم مدیریت دانش (KMS) است، سیستمی که در یک سازمان دانش افراد کلیدی را شناسایی کرده، آن‌ها را استخراج کند و در نهایت در اختیار سایر کارکنان قرار دهد، با استفاده از چنین سیستم و رویکردی سازمان از بابت رفتار غیرقابل پیش‌بینی منابع انسانی خود نگرانی نخواهد داشت، علاوه‌بر آن به دلیل ترویج دانش در میان کارکنان سازمان، میزان بهره‌وری و در نتیجه عملکرد و سودآوری نهایی سازمان نیز افزایش خواهد یافت.

مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)

مدیریت ارتباط با مشتریان (Customer Relationship Management) نقش ثبت اطلاعات و برقراری ارتباط با مشتریان یک سازمان را برعده دارد، همانطوری که در ابتدای مقاله نیز اشاره کردیم، امروزه داشتن اطلاعات کافی، یکی از مهم‌ترین مزیت‌های رقابتی برای یک کسب‌و‌کار محسوب می‌شود.

بنابراین شما با داشتن یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) در سازمان خود قادر خواهید بود، تمام اطلاعات کلیدی مشتریانتان را ثبت کرده و با آن‌ها در ارتباط باشید، پیشنهادات تجاری و محصولات یا خدمات جدید خود را برایشان ارسال کرده و آن‌ها را به مشتریان وفادار خود تبدیل کنید.

سیستم اطلاعات استراتژیک (SIS)

سیستم اطلاعات استراتژیک (Strategic Information System) یک نوع پیشرفته از سیستم‌های اطلاعاتی است که استراتژی‌های رقابتی یک سازمان را پشتیبانی می‌کند، یک استراتژی رقابتی شامل ۳ ویژگی مهم است:

• غیر قابل تقلید بودن
• دیدگاه بلند مدت
• داشتن جایگزین

در حقیقت، هر سازوکاری که بتواند در بلند مدت به سازمان مزیت رقابتی بدهد، استراتژی نامیده می‌شود، هدف SIS نیز پشتیبانی از استراتژی‌های سازمانی است.

سیستم‌های خبره (ES)

سیستم‌های خبره (Expert Systems) به شکل یک متخصص شبیه‌سازی شده به کمک سازمان‌ها می‌آیند، برخلاف سایر سیستم‌های اطلاعاتی که بر روی داده‌ها تمرکز دارند، یک سیستم خبره بر دانش تاکید کرده و سعی می‌کند دانش افراد متخصص در یک زمینه را جمع‌آوری کند.

هنگامی که دانش افراد خبره در یک زمینه‌ی خاص وارد سیستم می‌شود، ES با تحلیل این موارد و آنالیز شرطی (اگر ← آنگاه) می‌تواند پاسخ سوالات مختلف را تحلیل کرده و پاسخ دهد، سیستم‌های خبره خسته نمی‌شوند، اعتصاب نمی‌کنند و ناراحتی روی عملکرد آن‌ها تاثیری نمی‌گذارد، بنابراین یک انتخاب بسیار عالی برای سازمان‌ها پیشرو به حساب می‌آیند.

هوش تجاری (BI)

در حال حاضر، هوش تجاری (Business Intelligence) یکی از پیشرفته‌ترین و پیچیده‌ترین انواع سیستم‌های اطلاعاتی است که سازمان‌ها از آن استفاده می‌کنند، به بیانی ساده، هوش تجاری یک فرایند تکنولوژی‌محور مبتنی بر هوش مصنوعی و آمار است، که با تحلیل داده‌ها، گزارشات کاملی را در قالب نمودارهای تصویری به مدیران کسب‌و‌کار نمایش می‌دهد.

مدیران یک سازمان، با به‌کارگیری قابلیت‌های هوش تجاری و بررسی تحلیل‌های ارائه‌شده توسط آن می‌توانند دلایل موفقیت یا شکست پروژه‌های خود را تشخیص دهند، البته به شرطی که داده‌های صحیح و کافی وارد سیستم شده باشد!